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von Cerner Corporation
veröffentlicht am 05.05.2020

Die Westküstenkliniken Heide und Brunsbüttel belegen mit Cerner die Vorteile der Digitalisierung am Beispiel der Wunddokumentation

Dass an der Digitalisierung im Gesundheitswesen kein Weg mehr vorbeiführt, ist mittlerweile allgemein anerkannt. Schwieriger ist es jedoch, die quantitativen Vorteile von IT zu erfassen und zu belegen. Selbst bei Teilprozessen wie der Fotodokumentation von Wunden – einem mittlerweile in vielen Krankenhäusern gängigen Verfahren – ist der Aufwand, valide und relevante Daten zu erheben, vergleichsweise hoch.

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Was bringt die Digitalisierung der Wunddokumentation? Eine Studie schafft Gewissheit

Das Westküstenklinikum Heide und das IT-Unternehmen Cerner wollten es trotzdem genau wissen. Im Rahmen der Implementierung der mobilen medico Touch® Wundfotografie erstellten die beiden Partner eine Studie, um herauszufinden, ob und wenn ja wie sich der neue, voll digitale Prozess auf den Arbeitsalltag des Pflegepersonals auswirkt. Zu diesem Zweck entwickelte ein Team zunächst ein Studiendesign nach anerkannten wissenschaftlichen Kriterien, sammelte Daten und wertete sie schließlich ergebnisoffen aus. Von besonderem Interesse waren dabei unter anderem eine mögliche Zeitersparnis, die Prozesseffizienz und die Dokumentationsqualität.

Entsprechend wurde die Methodik in der Studie angelegt: Neben teilstandardisierten Experteninterviews mit dem Pflegepersonal und Prozessanalysen wurden auch Zeitmessungen direkt im Arbeitsprozess mit der medico Touch Wundfotografie vorgenommen. Sämtliche Daten wurden im Anschluss statistisch ausgewertet, wobei die Interviews nach der Methode der qualitativen Inhaltsanalyse nach Mayring standardisiert und mit Hilfe der Software MAXQDA untersucht wurden. Um den alten mit dem neuen Prozess zu vergleichen, wurden die Arbeitsabläufe in einzelne Schritte gegliedert. Gleichzeitig wurde die Gesamtdauer des bisherigen Wunddokumentationsprozesses retrospektiv von den betroffenen Mitarbeitern des Westküstenklinikums geschätzt und statistisch gemittelt. Der Zeitaufwand für die Fotodokumentation mit medico Touch wurde prozessbegleitend direkt gemessen.

Klarheit über Dokumentationsgewohnheiten und Prozesse

Im Ergebnis stellte sich – zunächst wenig überraschend – heraus, dass eine Fotowunddokumentation vor allem bei akuten, offenen und infektiösen Wunden sowie Dekubitalgeschwüren eingesetzt wird. Chronische Wunden werden eher selten dokumentiert. Allerdings zeigte sich auch, dass es keine standardisierten, festen Kriterien für die Anfertigung einer Wunddokumentation gab. Üblicherweise erfolgte die Fotodokumentation bei Aufnahme bzw. nach Bedarf. Auch wenn dieses erste Teilergebnis eher dokumentarischen Charakter hat, zeigt es doch, dass eine standardisierte Erfassung des Wundstatus nach fixen Kriterien zumindest eine Überlegung wert sein könnte.

Zur Umsetzung dieser Überlegung könnte auch das Ergebnis der Prozessanalysen beitragen. Hier wurden die bisherigen nicht- oder teildigitalen Arbeitsabläufe sowie der neue volldigitale Prozess in Teilabschnitte aufgeteilt und verglichen. Dabei zeigten sich zwei interessante Ergebnisse: Zum einen entfällt beim volldigitalen Prozess mit medico Touch eine separate Beschriftung mit Patientendaten im Wundbereich. Während diese bei den bisherigen Abläufen notwendig war, um im Nachgang die Bilder dem jeweiligen Patienten zuordnen zu können, ist dieser Schritt mit medico Touch nicht mehr nötig, da nach der Auswahl des Patienten die Wundfotografien direkt zum Patienten erstellt werden. Das bedeutet nicht nur eine Zeitersparnis, sondern verringert gleichzeitig auch die Fehleranfälligkeit durch falsche Zuordnung der Dokumentation.

Aufwendige Arbeitsschritte fallen komplett weg

Der zweite Effekt fiel noch deutlicher aus: Bei der Arbeit mit medico Touch fallen einige, mit erheblichem Zeitaufwand verbundene Prozessschritte komplett weg. Fotos müssen weder ausgedruckt und in die Akte geklebt (nicht-digitaler Prozess), noch separat hochgeladen und der Patientenakte zugeordnet werden (teildigitaler Prozess). Auch das Erstellen einer separaten Wunddokumentation entfällt, da alles in einem Prozessschritt geleistet wird.

In der Praxis bedeutet das nicht nur eine Zeitersparnis. Wie die Auswertung der Interviews zeigt, kam es gerade bei diesen Arbeiten häufig zu Begleitproblemen, wie z.B. Schwierigkeiten mit dem Drucker, mangelhafter Fotoqualität, Zuordnungsfehlern oder Zeitverzögerungen durch schwer auffindbare Daten. Dass die Volldigitalisierung der Wunddokumentation die Zufriedenheit des Personals mit dem Prozessablauf und der Dokumentationsqualität deutlich steigerte, konnte durch die Interviews ebenfalls klar verifiziert werden: So gaben 20% der Befragten an, dass sich die Versorgungsqualität verbessert habe. Eine bessere Verfügbarkeit der Wunddokumentation wurde von 17% angegeben und auch die höhere Benutzerfreundlichkeit wurde von 14% positiv vermerkt. Die Zeitersparnis rangierte im subjektiven Empfinden im Rahmen der Interviews – auf den ersten Blick erstaunlicherweise – mit 9% nur im Mittelfeld. Dieser scheinbare Widerspruch zur tatsächlich geschätzten Dauer des alten Prozesses erklärt sich dadurch, dass die eigentliche Arbeitszeitdauer für das Personal in den Wunddokumentationssprozessen sich nur gering unterscheidet. Allerdings war der alte Prozess deutlich komplexer und beinhaltete mehr Zwischenschritte, wodurch sich der Prozessablauf in die Länge zog und die Bilder teilweise erst später in der Patientenakte verfügbar waren, als in dem einfachen Prozess mit medico Touch.

Digitale Wunddokumentation ist rund 60-mal schneller als analoge oder teildigitale Prozesse

Retrospektiv wurde mit den nicht- bzw. teildigitalen Prozessen statistisch gemittelt eine durchschnittliche Dauer von einer halben Stunde für den Gesamtprozess ermittelt. Demgegenüber betrug die Anfertigung einer Wunddokumentation vom Auswählen des Patienten in der Liste bis zum Abschluss durch Speichern des letzten Fotos in der Patientenakte mit medico Touch im Schnitt nur noch 35 Sekunden. Dabei zeigte sich auch, dass die gemessenen Zeiten beim volldigitalen Arbeitsablauf deutlich weniger schwankten als die Angaben über die bisherigen Prozesse. Die Erklärung dafür dürfte unter anderem darin liegen, dass in die alten Arbeitsabläufe viele Zusatzfaktoren mit hineinspielten, wie z.B. Verfügbarkeit und Funktion des Druckers, Uploadzeit auf den Server, Verfügbarkeit der Papierakte etc. All diese Variablen entfallen bei der Arbeit mit medico Touch, was den Dokumentationsprozess nicht nur 60-mal schneller macht als bisher, sondern auch planbarer. Insgesamt konnte in Bezug auf den Zeitaufwand verifiziert werden, dass der volldigitale Prozess mit medico Touch nur noch 1,64% der bisher benötigten Zeit in Anspruch nimmt und zuverlässiger funktioniert. Vor diesem Hintergrund verwundert es nicht, dass es von Seiten der Anwender als große Lücke angesehen wurde, dass die Wundfotografie mit medico Touch bislang für vor- und nachstationäre sowie ambulante Fälle noch nicht angewandt werden kann. Hier besteht noch Verbesserungspotenzial für die zukünftige Weiterentwicklung der Lösung.

Insgesamt bestätigte die Studie aber, dass die Umsetzung eines volldigitalen Prozesses zur Wunddokumentation mit medico Touch eine Fülle objektivierbarer, positiver Effekte für Patienten und Personal mit sich gebracht hat. Am auffälligsten war dabei sicher die erheblich geringere Prozessdauer der Fotodokumentation, die Hand in Hand mit einer schnelleren Verfügbarkeit und besseren Qualität ging. Der letztgenannte Punkt der Dokumentationsqualität soll in einem weiteren Projekt in Kooperation des Westküstenklinikums Heide und Cerner weitergehend analysiert werden. Aber schon jetzt zeigt sich deutlich, dass auch kleine Veränderungen erhebliche positive Auswirkungen auf die Versorgung haben können. Eine detailliertere Dokumentation über Methodik, Auswertung und Ergebnisse der Studie stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.

Foto: © Cerner