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von Norbert Neumann
veröffentlicht am 07.12.2017

Das Klinikum Oldenburg, Medizinischer Campus der Universität Oldenburg, ein Maximalversorger mit 832 Betten und rund 2.700 Mitarbeitern, fasste im Jahr 2014 den Beschluss, eine flächendeckende elektronische Patientenakte (ePA) einzuführen. Um eine einheitliche und zukunftsfähige Lösung zu erhalten, wurde dabei von Grund auf neu geplant. Dabei stand auch das bisherige Krankenhausinformationssystem (KIS) medico® von Cerner auf dem Prüfstand. Nach gründlichen Analysen stellte sich heraus, dass medico eine geeignete Grundlage für das Vorhaben des Klinikums bot. Deswegen wurde das Projekt auf Basis des KIS von Cerner gestartet. 20 unterschiedliche Teilprojekte wurden identifiziert. Die erste Umsetzungsphase ist bis zum Jahr 2018 geplant.

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Dass Kliniken ihre gesamte IT-Strategie auf den Prüfstand stellen, kommt selten vor. Immerhin erfordert es einen enormen zeitlichen und finanziellen Aufwand, ein Krankenhausinformationssystem mit all seinen angebundenen Subsystemen aufzubauen. Trotzdem unternahm das Klinikum Oldenburg, Medizinischer Campus der Universität Oldenburg, ein Maximalversorger mit 832 Betten und rund 2.700 Mitarbeitern, diesen Schritt.

Planung „from the scratch“

Ralf Boldt ist der IT-Leiter des Klinikums und erläutert die Ausgangslage: „Ende 2014 fassten wir den Entschluss, im gesamten Krankenhaus flächendeckend eine elektronische Patientenakte (ePA) einzuführen. Wir hatten diesbezüglich schon Erfahrungen auf zwei Pilotstationen gesammelt, allerdings waren die Anwendungen dort zum Teil sehr speziell und damit nicht geeignet, um einfach im Krankenhaus ausgerollt zu werden. Deswegen beschlossen wir, noch einmal von null anzufangen.“

Für das Projektteam unter Projektleitung von Jana Meidl war dabei nichts tabu: „Wir wollten eine langfristige Strategie für eine patientenzentrierte und -orientierte Dokumentation haben, die die Arbeitsabläufe in der Klinik unterstützen sollte. Dabei ging es uns darum, einen Anbieter zu finden, der diesen Weg mit uns mitgehen könnte. In der Konsequenz waren wir bereit, unser bisheriges Krankenhausinformationssystem medico im Zweifelsfall durch ein neues System eines anderen Anbieters zu ersetzen. Im Grunde genommen haben wir wie bei einer Erstausstattung des Klinikums agiert“, fasst die Projektleiterin zusammen.

Jana Meidl
Betriebsorganisation am Klinikum Oldenburg

Klare Anforderungen an das Krankenhausinformationssystem

Das neue System sollte in der Lage sein, das Krankenhaus als Ganzes abzubilden. Dazu gehören insbesondere eine fundierte Prozessunterstützung sowie eine einheitliche und übergreifende Dokumentation von Ärzten und Pflege. „Beide Berufsgruppen arbeiten eng zusammen“, erklärt Jana Meidl. „Die traditionell getrennten Dokumentationen machen in einem modernen Krankenhaus keinen Sinn mehr.“ Außerdem wurde gefordert, dass nicht-medizinische Abläufe, wie die Materialbeschaffung und -bewirtschaftung, von dem IT-System praxisgerecht abgebildet würden. In einem ersten Schritt wurde das existierende Krankenhausinformationssystem medico von Cerner mit seinen Subsystemen auf Herz und Nieren darauf geprüft, ob es dem Anforderungskatalog der Klinik für eine zukünftige Entwicklung entsprach. „Dieses Verfahren war völlig ergebnisoffen“, erinnert sich Ralf Boldt. „Es gab alleine schon deswegen keinen Bonus, weil unser Geschäftsführer kurz vorher aus einem Haus zu uns kam, in dem das KIS eines anderen Herstellers genutzt wurde, von dem er sehr überzeugt war. Wichtig war alleine, ein für uns zukunftsfähiges System zu finden – egal, welches das sein würde.“

 

Neben der hausinternen Prüfung, welches System die Anforderungen des Klinikums abdecken könnte, erfolgten auch Workshops mit Cerner, um einerseits zukünftige Entwicklungen zu verstehen, aber auch um herauszufinden, ob medico in der Lage sein würde, die geforderten Prozesse richtig umzusetzen. Parallel dazu erarbeitete das Projektteam detaillierte Konzepte für die Umsetzung der ePA. Hierbei sind Mitglieder aus allen Bereichen des Krankenhauses beteiligt. Ralf Boldt dazu: „In den Workshops mit Cerner zeigte sich zweierlei: Erstens, dass wir in Bezug auf die zukünftige Entwicklung und die Herangehensweise an das Projekt auf einer Linie waren. Und zweitens, dass medico noch wesentlich leistungsfähiger war, als wir – trotz unserer Erfahrung mit diesem System – erwartet hatten. Wir erkannten, dass wir noch lange nicht alles aus dem KIS herausgeholt hatten und dass noch erhebliches Potenzial vorhanden war.“

Die ePA ist mehr als nur elektronische Dokumentation Auch das Grobkonzept zeichnete sich immer klarer ab. „Wir erkannten schnell, dass eine elektronische Patientenakte mehr ist als nur elektronische Dokumentation“, fasst Jana Meidl zusammen. „In ihr kommen viele verschiedene Dokumentationen und Prozesse zusammen, die einander beeinflussen. Letztendlich hatten wir gut 20 unterschiedliche Projekte identifiziert, die wir umsetzen wollen, um unsere Idee einer krankenhausweiten ePA zu verwirklichen.“

Um die komplexen Prozesse im Krankenhaus besser zu verstehen und den Integrationsgrad der IT darzustellen, griff das Projektteam auch auf externe Beratungsleistungen zurück. Ralf Boldt: „Unter anderem nutzen wir auch die Beratungsleistungen von Cerner, weil diese sehr spezifisch und klar darstellen, welche Prozesse bereits durch IT unterstützt werden und wo welcher Handlungsbedarf besteht. Allerdings haben wir uns nicht alleine darauf verlassen, weil wir ja ergebnisoffen arbeiten wollten. Deswegen haben wir auch andere, unabhängige Berater engagiert, die die Ergebnisse von Cerner allerdings bestätigten, was für uns wiederum ein Signal war, dass Cerner ein zuverlässiger Partner ist.“

medico als altes neues KIS

Nach Abschluss der Prüfungen bot sich ein klares Bild: Das bestehende Krankenhausinformationssystem medico hat das Potenzial, zukünftig weiter ausgebaut zu werden und die elektronische Prozessunterstützung und Dokumentation im Klinikum Oldenburg zu leisten. Auch im Gespräch mit Cerner zeigte sich, dass die Ansichten hinsichtlich der weiteren Entwicklung im Krankenhaus zueinander passen und man so auch zukünftig eng zusammenarbeiten könne. Ralf Boldt denkt zurück: „Obwohl – oder vielleicht gerade weil – in diesem Projekt Fachleute aus allen möglichen Bereichen zusammenkamen, gab es ein klares Ergebnis: Cerner und medico hatten uns überzeugt.“

Als die Entscheidung für das neue alte KIS gefallen war, ging das Projektteam zur konkreten Projektplanung und Umsetzung über. „Ganz wichtig war und ist uns Einheitlichkeit, wo immer sie möglich ist“, erklärt Jana Meidl. „Wir wollen keine Insellösungen.“ Das bedeutet beispielsweise, dass ein einheitlicher klinischer Arbeitsplatz eingeführt wird und Dokumentationen so weit wie möglich gleich angelegt sind. Ralf Boldt erläutert das Konzept: „Wo wir früher unzählige unterschiedliche Formulare hatten, werden jetzt zwingend einheitliche Dokumentationsbögen eingeführt. Das sieht dann beim Anamnesebogen z. B. so aus, dass wir ein einheitliches Basisformular haben, auf dem die allgemeinen Anamnesedaten eingetragen werden. Für Spezialgebiete, wie z. B. die Kardiologie, gibt es dann ebenfalls einheitliche Unterformulare, die klinikweit genutzt werden. Für andere Formulare wie z. B. Arztbriefe gilt das genauso.“

Klare Konzepte und stringentes Projektmanagement

Um die Akzeptanz der Anwender zu erhöhen und praxisgerechte Lösungen zu bekommen, wurden die identifizierten Projekte auf spezialisierte, kleine Projektgruppen aufgeteilt, die von einer Lenkungsgruppe unter Projektleitung von Jana Meidl koordiniert werden. „Ganz wichtig ist es, klare und detaillierte Konzepte zu erstellen“, erklärt sie. „Antworten auf generelle Fragen, wie z. B. die nach einem Ausfallkonzept, sollten schon vorab gegeben werden, weil das erfahrungsgemäß die Akzeptanz erhöht. Wir müssen den Anwendern vermitteln, dass wir ihre Sorgen ernst nehmen und praxisorientierte Lösungen entwickeln. Deswegen sind wir in den Projektgruppen auch so breit aufgestellt. Wenn die ersten umgesetzten Teilprojekte dann noch zeigen, dass den Anwendern wirklich ein Nutzen entsteht, sind die Mitarbeiter auch bereit, sich umzustellen.“ Ein solches erfolgreiches erstes Projekt war die Arztbriefschreibung. Hier konnte das Projektteam nicht nur IT-seitig Vereinfachungen einbringen, sondern auch für die Anwender die Arbeitsabläufe verbessern.

Wie weit die Vereinheitlichung greift, zeigt das Teilprojekt „Mobility“. Ralf Boldt erläutert das Vorgehen: „Wir setzen hier auf SAP® EMR, weil wir damit gute Erfahrungen gemacht haben und Cerner diese Anwendung zukünftig dahingehend weiterentwickeln will, dass auch eine mobile Dokumentation im KIS möglich ist. Um die Anwendung wirklich optimal nutzen zu können, haben wir im Konzept auch berücksichtigt, unsere Ärzte mit einheitlicher Hardware auszustatten. Die Überlegungen waren also: Welche Ärzte bekommen Tablets, welche Tablets sind die geeigneten, welche Apps sollen darauf laufen? Immer auch unter dem Aspekt der Ausbaufähigkeit.“

Ralf Boldt
IT-Leiter am Klinikum Oldenburg

Einheitlichkeit als Erfolgsfaktor

„Vereinheitlichung ist bei so einem Mammutprojekt das Zauberwort“, erläutert Projektleiterin Jana Meidl. „Das betrifft auch das Vorgehen in den Teilprojekten. Für uns bedeutet Projektmanagement folgende Herangehensweise: Erst wird ein klares Konzept mit klaren Definitionen erstellt, dann in einem Pilotprojekt umgesetzt, anhand der Erfahrungen das Konzept eventuell verbessert und dann erfolgt der Rollout. Damit vermeiden wir Kaugummiprojekte, die sich hinziehen, weil das Ziel nicht klar definiert ist.“

Ralf Boldt ergänzt: „Dazu gehört auch zu wissen, was man nicht will oder was nicht geht. Jeder, der schon mit komplexen Systemen gearbeitet hat, kennt das: Man dreht vorne an einer Schraube und hinten fällt plötzlich etwas um. Hier haben wir die Expertise von Cerner und seinen Partnern sehr zu schätzen gelernt, die uns auch klar sagen, wenn wir im Begriff sind, in eine Sackgasse zu laufen, und die uns Wege aufzeigen, das zu umgehen. Ein schönes Beispiel ist die Zusammenarbeit zwischen medico und SAP: Dort fließen verschiedene Bereiche wie Abrechnung, Materialwirtschaft etc. zusammen. Das ist sehr komplex und gleichzeitig kritisch, wenn es nicht funktioniert. Deswegen ist es gut, hier Fachleute an der Hand zu haben, die sich in den Systemkomponenten und ihrem Zusammenspiel nicht nur gut auskennen, sondern auch verstehen, wo wir hinwollen und uns Wege aufzeigen, unser Ziel zu erreichen.“

Das sicherste Krankenhaus in der Region

Ein weiteres Ziel steht ganz oben auf der Liste des Projektteams und der Geschäftsführung: „Wir wollen in fünf Jahren das sicherste Krankenhaus in der Region sein“, erklärt Dr. Dirk Tenzer, Geschäftsführer des Klinikums. „Das bedeutet, dass wir durch die ePA und integrierte Subsysteme, wie z. B. die Medikationsprüfung, die Patientensicherheit deutlich erhöhen wollen.“

Das Projekt wird damit aber nicht am Ende sein. Jana Meidl macht deutlich: „Wir planen die erste Umsetzungsphase bis zum Jahr 2018. Bis dahin wollen wir die identifizierten Projekte ausrollen. Allerdings werden wir dann nicht fertig sein, weil sich die Umgebung und die Voraussetzungen ständig verändern und wir uns daran anpassen müssen. Wir haben zum Beispiel in den letzten Jahren neue Abteilungen dazu bekommen, die Behandlungsspektren ändern sich, ein MVZ wurde angebunden … Deswegen braucht man ein flexibles KIS mit einem Hersteller, der ein Interesse daran hat, seine Produkte und seine Kunden zu entwickeln.“

Ralf Boldt ergänzt: „Dazu gehört auch, dass der Hersteller sich selbst weiterentwickelt. Bei Cerner sehen wir eine hohe Qualität und Nachhaltigkeit der Lösungen neben einer starken Kundenorientierung. Und was noch wichtiger ist: Gerade in den letzten Monaten hat sich hier noch einiges verbessert. Insofern denke ich, dass wir mit Cerner auch in Zukunft einen verlässlichen Partner an unserer Seite haben.“

Freuen Sie sich nächste Woche auf Teil 2 unserer Serie „Digitalisierung am Klinikum Oldenburg“.


Fotos: © Meyer/Klinikum Oldenburg gGmbH

Der Artikel erschien erstmals im November 2015 im Cerner Kundenmagazin „Gesundheit im Wandel“

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