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von Norbert Neumann
veröffentlicht am 15.12.2017

Der Neustart mit medico – Der Weg zur klinikweiten ePA mit medico

Lesen Sie heute den zweiten Teil unseres Blogbeitrags zur Digitalisierung am Klinikum Oldenburg mit medico®. Haben Sie den ersten Teil verpasst? Lesen Sie hier nach. Lesedauer des gesamten Beitrags ca. 4 Minuten. Lieber später in Ruhe lesen? Laden Sie HIER die PDF-Version herunter.


Die grundlegende Entscheidung

Schon vor 10 Jahren wurden am Klinikum Oldenburg erste Überlegungen zur Einführung einer elektronischen Patientenakte angestellt und zwei stationäre Bereiche als erste Abteilungen mit medico® vollständig auf digitales Arbeiten umgeAstellt. Im Jahr 2014 kam der Beschluss, die elektronische Patientenakte (hausintern ePA genannt) auf das gesamte Haus auszurollen. Diese Entscheidung warf die grundsätzliche Frage auf, ob die Anforderungen an die elektronische Dokumentation mit dem seinerzeit bereits im Einsatz befindlichen Krankenhausinformationssystem (KIS) medico und seinen Weiterentwicklungen weiterhin abbildbar seien. Nach intensiver Prüfung in mehreren Workshops fiel im neu gebildeten ePA-Kernteam die Entscheidung, medico von Cerner weiterhin einzusetzen und als Basis für den flächendeckenden Aufbau einer ePA neu aufzusetzen. Rund 25 Teilprojekte wurden identifiziert und konzeptionell geplant. Dabei wurde das strategische Multiprojekt auf eine eigene Organisationsstruktur aufgesetzt, also nicht als reines IT-Projekt initiiert. Die IT in Oldenburg hat seit vielen Jahren eine zentrale Rolle bei der Verwirklichung strategischer und innovativer Projekte. Das ePA-Kernteam besteht aus dem Vorstand, dem Geschäftsbereichsleiter IT, dem Geschäftsbereichsleiter Medizinmanagement, der Leiterin des Medizincontrollings und der Projektleiterin für die Einführung der ePA. Zudem gibt es eine Lenkungsgruppe, die sich vierteljährlich trifft, in der das Kernteam mit Ärztlichem Direktor, Pflegedirektorin und Betriebsrat über das Gesamtkonzept und die Projektplanung entscheidet. In diesem Rahmen wurde beschlossen, dass möglichst viele Funktionalitäten der ePA in einem einheitlichen System über das KIS medico abgebildet werden sollen, um Schnittstellen zu vermeiden und die Usability zu erhöhen. Deshalb wird ein besonderes Augenmerk auf die Vielzahl der über einen Kommunikationsserver angebundenen Subsysteme gelegt. Für jedes Subsystem wird geprüft, ob die dort abgebildeten Verfahren in die ePA und damit in das KIS überführt werden können. In diesem Zusammenhang wurde für Neuanträge bei Softwarebeschaffungen ein Entscheidungsprozess ins Leben gerufen, der genau dies sicherstellen soll.

Dieses klare Bekenntnis zu einem zentralen System erfordert allerdings auch eine hohe Ausfallsicherheit. Vor allem wurde diese im Vorfeld von den verantwortlichen Chefärzten gefordert. Denn auch ohne Zugriff auf die zentralen IT-Funktionen muss der Behandlungsprozess gefahrlos für den Patienten weitergehen. Für diesen Worst Case (z. B. durch Stromausfall) wird in Oldenburg auf ein Ausfallkonzept für den Notbetrieb zurückgegriffen. Die Daten aus dem KIS werden kontinuierlich auf festgelegten Rechnern, die an das Notstromsystem angeschlossen sind, in den Bereichen gespeichert. Sollte die zentrale IT nicht zur Verfügung stehen, können die Anwender damit auf die Daten ihrer Patienten zugreifen. Die Daten auf diesen Backup-Rechnern sind verschlüsselt. Das standardmäßige Ausfallkonzept von medico wurde dadurch ergänzt, dass eine eigene Oberfläche gestaltet wurde, die ähnlich aussieht wie die der ePA. Auch für die weitere Dokumentation bei einem Ausfall liegen auf dem Rechner Formulare vor, die auf einem ebenfalls an das Notstromsystem angeschlossenen Drucker ausgedruckt werden können. Die handschriftlichen Dokumente können im Nachgang zum Fall gescannt werden.

Der Masterplan ePA IT

Bei dem Umfang des Projekts wurde schnell klar, dass ein strukturiertes Vorgehen und ganz klare Ziele elementar wichtig sind. Deswegen wurden in der ePA-Projektgruppe zunächst die Ausgangssituation und die Infrastruktur analysiert. Die Zielvorgabe ‚wir stellen jetzt auf die ePA um’ reichte nicht. Folgende Ziele wurden im Klinikum Oldenburg formuliert:

  • Patientensicherheit
  • Informationsverfügbarkeit
  • Gesetzliche Auflagen
  • Erlössicherung
  • Patientenorientierung
  • Entscheidungsunterstützung
  • Auswertbarkeit der Informationen.

Die strategische Ausrichtung und die Ziele, bezogen auf die elektronische Patientenakte und die Informationstechnologie, wurden von den Projektbeteiligten in einem Masterplan ePA IT verschriftlicht und in einem inhaltlichen Konzept detailliert beschrieben. Dieser Masterplan dient als roter Faden für alle mit der ePA verbundenen Teilprojekte und den Rollout der stationären ePA. Im Entstehungsprozess wurde identifiziert, in welcher Reihenfolge Themen umgesetzt werden, wie sie aufeinander aufbauen und in welchen Abhängigkeiten sie zueinanderstehen. Dadurch wurde auch deutlich, welche inhaltlichen und strukturellen Voraussetzungen für den erfolgreichen Start der einzelnen Projekte notwendig sind.

„Auf der Grundlage dieser Zielsetzungen sind wir dann in die Detailplanung der Einzelprojekte gegangen“, erklärt Projektleiterin und Mitarbeiterin der Betriebsorganisation Jana Meidl. „Das hatte zur Folge, dass wir die Dokumentation in der ePA komplett patientenzentriert aufgebaut haben. Es gibt bei uns nur noch einen klinischen Arbeitsplatz und keine separaten Arbeitsplätze für Ärzte und Pflegepersonal. So sind alle Informationen über die Patienten allen an der Behandlung Beteiligten zugänglich.“ Damit war auch der Grundbauplan für die ePA festgelegt: „Es gibt eine Standard-ePA, eine Art Blaupause, die im gesamten Klinikum genutzt wird. Diese Standard-ePA wird dann an die individuellen Bedürfnisse einzelner Fachrichtungen oder Stationen angepasst. Das erleichtert es einerseits, die ePA auszurollen, andererseits kann damit auch jeder überall mit ihr arbeiten, weil sie weitgehend einheitlich ist.“

Jana Meidl

Jana Meidl
Betriebsorganisation am Klinikum Oldenburg

Entsprechend viel Zeit wurde in die Planung und Umsetzung der ePA investiert. Geschäftsbereichsleiter IT Ralf Boldt erläutert: „Die detaillierte Planung zahlt sich aus, wenn es darum geht, die ePA auszurollen. Denn dadurch verringert sich der Aufwand in der Vorbereitungsphase, um Anpassungen vorzunehmen. Vor allem aber werden langwierige und fruchtlose Diskussionen in der Umsetzungsphase vermieden. Jeder wurde im Vorfeld eingebunden und die Anforderungen der einzelnen Berufsgruppen eingebracht. In der Rollout-Phase können wir uns damit voll darauf konzentrieren, die Planungen umzusetzen.“

Die ePA im Klinikum Oldenburg besteht aus verschiedenen Modulen, zum Beispiel der OP-Planung und Dokumentation, Arztbriefschreibung mit digitalem Diktat, Medikation oder Fieberkurve. Eine einheitliche Fieberkurve ermöglicht es den Anwendern, sich problemlos überall im Krankenhaus in der Patientendokumentation zu orientieren. Wenn Ärzte oder Pflegekräfte in einem anderen Bereich einspringen müssen, finden sie sich durch den immer gleichen Aufbau in der ePA leichter zurecht.

Viele Gedanken machte sich das ePA-Team darüber, die Dokumente im KIS auf der einen Seite einfach und intuitiv, auf der anderen Seite aber aussagekräftig zu gestalten. Definiert werden musste, was notwendigerweise zu dokumentieren ist. Im Rahmen der Pflegedokumentation wurde in der ePA-Lenkungsgruppe eine sehr schlanke Ausgestaltung befürwortet, die dennoch alle für den Pflegeprozess relevanten Aspekte abbildet und damit die Patientenversorgung optimal gewährleistet. Die IT-Strategie ist in Oldenburg somit sehr stringent und wird von Vorstand und Leitungsebene beschlossen.

Die „Schnittstelle Mensch – Technik – Mensch“

In Oldenburg zeigt sich, dass die Umstellung von papierbasierter Dokumentation auf vollständig elektronisches Arbeiten einen Wandel des Arbeitsalltags, wie wir ihn im Krankenhaus bisher kennen, bedeutet. Eine reine Übertragung von Papierdokumenten in klinische Dokumentationsbögen – quasi eine „elektrische Akte“– ist dabei nicht zielführend. Die elektronische Patientenakte geht deutlich weiter, indem klinische (Entscheidungs-)Prozesse unterstützt werden und durch die höhere Informationsverfügbarkeit flüssigere Arbeitsabläufe entstehen können. Dieser Umstellungsprozess verlangt dem einzelnen Mitarbeiter einiges ab. Letzteres ist ein Thema, über das sich das ePA-Team viele Gedanken gemacht hat.

„Jeder Mitarbeiter erhält vor dem Echtstart zunächst eine eintägige ePA-Schulung. Zusätzlich werden Keyuser intensiver ausgebildet. Den Kern bildet aber eine engmaschige Anwenderbetreuung in den verschiedenen Bereichen, durch die wir auch Feedback über Probleme, Fragen oder Verbesserungsmöglichkeiten erhalten“, erläutert Jana Meidl. Ralf Boldt ergänzt: „Keyuser alleine reichen nicht, weil in der Regel die Zeit fehlt, die Leute auf der Station im Arbeitsalltag zu schulen. Deswegen bekommt wirklich jeder Mitarbeiter eine Grundschulung. Das klingt aufwendig. Aber wenn man bedenkt, dass ohnehin jeder eine Einweisung auf Medizinprodukte nach MedGV bekommen muss und das auch machbar ist, relativiert sich das wieder.“

Ralf Boldt

Ralf Boldt
IT-Leiter am Klinikum Oldenburg

Die ePA auf einer Station einzuführen bedeutet etwa drei Monate Vorlauf. Vorab werden die Prozesse auf der Station analysiert, gegebenenfalls neu überdacht und angepasst. Im Nachgang wird ein Projektpaket erstellt, in dem die Verantwortlichkeiten geklärt und Aufgaben verteilt werden. Durch diesen klar definierten Projektablauf steigen Transparenz und Akzeptanz bei allen Beteiligten.

Der schwere Anfang

Aller Anfang war schwer, als im August letzten Jahres auf der urologischen Station die neue ePA als Pilotprojekt eingeführt wurde. Nach intensiver Schulungsphase und Vor-Ort-Begleitung der Anwender traten im Echtbetrieb erwartungsgemäß Probleme auf, die sich in der Vorbereitungsphase nicht gezeigt hatten. Es musste auch seitens Cerner nachgebessert werden. Im Rahmen dieser Nachjustierung hat sich die Zusammenarbeit mit den Fachberatern von Cerner deutlich intensiviert. Gemeinsam wurden Ideen zur praktischen Umsetzung von gewünschten Funktionalitäten realisiert. Dabei entstand auch ein reger Dialog mit den Endanwendern, die gerne ihr Feedback an Cerner weitergaben.

Mittlerweile ist das Arbeiten mit der ePA im Pilotbereich nicht mehr wegzudenken. Positiv ist beispielsweise, dass durch die ePA eine Übergabe am Bett stattfinden kann. Die Spezialdokumentation, z. B. von Wunden, ist einfacher und vorliegende Informationen über Allergien oder Dosisüberschreitungen bei der Medikation erhöhen die Patientensicherheit. Für die mobile Dokumentation kommen Visitenwagen und Tablets zum Einsatz, die von den Anwendern positiv angenommen werden. Voraussetzung für eine effektive Arbeit mit diesen Endgeräten ist ein flächendeckendes WLAN. Durch die Bereitstellung einer eigens entwickelten umfassenden Dokumentensammlung im Intranet mit Newslettern, Texten und leicht verständlichen Schulungsanleitungen fühlen sich die Mitarbeiter insgesamt über das Projekt gut informiert und aufgeklärt.

„Wir beschränken uns in dem Newsletter auf wichtige Neuerungen, die relevant für die Anwender sind. Dabei ist es uns sehr wichtig, auch die Sprache derjenigen zu sprechen, an die die Informationen gerichtet sind. Das klingt banal, aber man ertappt sich immer wieder dabei, in IT-Sprech zu verfallen, den die wenigsten Anwender verstehen“, so Ralf Boldt und Jana Meidl.

Das Zwischenfazit

Unter dem Strich ist das ePA-Team zufrieden mit dem Verlauf der Digitalisierung in Oldenburg. Nach verständlicher, anfänglicher Skepsis kommt auch von den Anwendern positives Feedback. Der direkte Kontakt durch die Anwenderbetreuung, die im ganzen Krankenhaus präsent ist, erweist sich als grundlegend wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt. Die Mitarbeiter aus dem ePA-Team stehen auch nach Projekteinführung für die Bereiche als Ansprechpartner zur Verfügung.

„Ich denke, die Menschen merken, dass wir die ePA für sie und mit ihnen gestalten“, freut sich Jana Meidl. Mit den Erfahrungen aus dem Pilotprojekt und den ersten erfolgreich umgestellten Bereichen ist das Klinikum gut aufgestellt für den Rollout der ePA. Dabei rückt auch das Thema Schnittstellen weiter in den Fokus. Erste Funktionalitäten aus Subsystemen wurden in die ePA integriert. Durch die Umstellung des OP-Moduls in das Portal konnte die ePA weiter vervollständigt und ein wichtiger Meilenstein abgeschlossen werden. Auch hier gibt es noch Optimierungsbedarf, der in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfließt.

Neben dem Rollout der stationären ePA werden im Masterplan bereits mittel- und langfristig angelegte Themen angedacht und beschrieben. Hierzu gehören die Einführung der ePA im ambulanten Bereich und der Ausbau der sektorübergreifenden Kommunikation. Auch die intensivmedizinische Dokumentation soll an die ePA angebunden und der Medikationsprozess über Unit Dose zu einem Closed Loop geführt werden.


Fotos: © Lindner Group / iStock

Der Artikel erschien erstmals im November 2015 im Cerner Kundenmagazin „Gesundheit im Wandel“

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