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von Norbert Neumann
veröffentlicht am 18.09.2018

In der FEK – Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH (FEK) zählen sowohl Standards als auch Individualität

Die FEK – Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH (FEK) legt großen Wert auf eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung und möglichst individuelle Pflege. Um das Pflegepersonal dabei bestmöglich zu unterstützen, setzt man in der Klinik auf ein IT-unterstütztes Pflegeprozessmanagement und Standards für die Basispflege. Innerhalb von rund 1 ¼ Jahren wurde die Lösung auf fast allen Abteilungen ausgerollt und erfreut sich beim Pflegepersonal steigender Beliebtheit.

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Müsste man die Pole, zwischen denen sich Krankenhaus-IT aufspannt, personifizieren, so wären dies im FEK wohl IT-Leiter Jürgen Spanier und Christof Thielecke von der Stabsstelle Fortbildung und Projektarbeit der Pflegedirektion. In der reinen Lehre stünde ersterer für möglichst hohe Standardisierung, letzterer für einen hohen Grad an Individualität in der Pflegeplanung. Zusammen mit ihren Kollegen, der EDV- und Projektbeauftragten Lisa Süphke und dem medico®-Systemadministrator Marco Blumeyer, haben sie beide Standpunkte miteinander vereint und ein IT-gestütztes Pflegeprozessmanagement am FEK umgesetzt.

IT eröffnet Wege zu mehr Qualität in der Pflege, sollte aber nicht zu komplex sein

„Die Kunst besteht darin, die gegenseitigen Bedürfnisse zu verstehen und gemeinsam tragfähige und sinnvolle Kompromisse zu erarbeiten“, fasst Jürgen Spanier die Philosophie am FEK zusammen. „Das zeigt sich gerade im Bereich der Pflege.“ Denn patientengerechte Pflege ist aufwendiger, als gemeinhin angenommen. Christof Thielecke erläutert das kurz: „Wir haben es oft mit einer Vielzahl an Pflegeproblemen zu tun, die gleichzeitig berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommt eine sehr umfangreiche Dokumentation, die verpflichtend geleistet werden muss. Wenn Sie wirklich individuell auf den Patienten eingehen wollen, können Sie das in der Papierwelt praktisch so gut wie überhaupt nicht umsetzen. Deswegen setzen wir schon lange auf IT-Unterstützung. Allerdings werden digitale Lösungen schnell sehr komplex, wenn man den Schwerpunkt auf die Individualität im Pflegeprozessmanagement legt. Das ist dann in der Praxis für die IT-Abteilung kaum umsetzbar. Die logische Konsequenz ist es, einen Mittelweg zu finden, bei dem die IT bleibt, der Patient mit seinen Bedürfnissen aber möglichst individuell berücksichtigt wird.“

Standardisierte Systeme und Stammdatenbanken als Basis

Das klingt nicht nur komplex, sondern ist es auch. Lisa Süphke absolvierte einen Masterstudiengang in E-Health und wurde mit der Umsetzung des IT-gestützten Pflegeprozessmanagements in medico betraut. „Die Anfänge liegen in einer Eigenentwicklung, die vor etwa zehn Jahren abgelöst wurde. Es hatte sich herausgestellt, dass die Lösung zwar sehr hoch entwickelt, dadurch aber zu komplex war und deswegen nie ausgerollt wurde. Die Erfahrungen, die man während der Entwicklung machte, waren aber sehr wichtig und beeinflussten die weitere Planung sehr. Als 2008 ein neues KIS ausgeschrieben wurde, hatte man erkannt, dass es sinnvoll wäre, zumindest in den Grundlagen auf ein Standardsystem zu setzen. Entsprechend war ein IT-gestütztes Pflegeprozessmanagement Bestandteil der Ausschreibung.“

Nach Referenzbesuchen entschied man sich für das KIS medico mit seinem damaligen Pflegeprozessmanagementmodul. Am 4. Januar 2010 ging das KIS live, die Einführung des Pflegeprozessmanagements war für 2012 geplant. Doch die Umsetzung des Plans geriet ins Stocken. Der Systemadministrator Marco Blumeyer ist zuständig für das Stammdatenmanagement und erinnert sich: „Wir wollten den Stammdatensatz aus unserem alten Pflegeprozessmanagementsystem in medico übernehmen. Allerdings stellten wir bald fest, dass die von uns entwickelten Datensätze viel zu komplex waren und nicht wirklich in die Logik von medico hineinpassten. Wir waren noch etwas zu sehr verhaftet in dem Streben nach möglichst individueller Pflege.“ Auch die Idee, den Stammdatensatz aus einem der Referenzhäuser zu übernehmen, in denen das Pflegeprozessmanagement von medico im Einsatz war, stellte sich als untauglich heraus. „Die Daten bildeten einfach nicht unsere Art zu arbeiten ab. Das hatte keinen Sinn“, so Blumeyer.

Individuelle Anpassungen mit Augenmaß

Nach einem weiteren Referenzbesuch fand sich dann die Lösung: „Wir hatten bei diesem Besuch ePA-AC und LEP im Einsatz gesehen und erkannt, dass diese Standards eine gute Grundlage für ein individuelles Pflegeprozessmanagement in unserem Haus darstellen würden“, erläutert Lisa Süphke. Beide Stammdatensätze wurden beschafft und man begann, sie – wo nötig – individuell anzupassen. „Grundsätzlich“, so Christof Thielecke, „ist gegen Standards in der Pflege nichts einzuwenden. Aber sie passen eben nur auf Standardsituationen. In einigen Bereichen, wie z.B. unserer Isolierstation, legen wir aus gutem Grund Wert auf eigene Vorgaben.“ Im Herbst 2016 erfolgte im FEK die Umstellung des KIS medico von der Classic auf die Portalversion. Damit eröffneten sich auch im Pflegeprozessmanagement neue Möglichkeiten und man begann, die Implementierung und den Rollout voranzutreiben. Lief die Classicversion noch teilweise mit Papierunterstützung, setzte man jetzt in der Portalversion auf möglichst umfassende Digitalisierung im ganzen Haus. Lisa Süphke beschreibt das Vorgehen: „Bevor wir das Pflegeprozessmanagement auf einer Station ausrollen, besprechen wir mit den Caremanagern, ob Abweichungen vom Pflegestandard notwendig sind. Das ist z.B. auf der Geburtshilfe der Fall, weil LEP unsere Anforderungen hier nicht abbildet. In diesen Fällen entwickeln wir eigene Datensätze. Grundsätzlich referenzieren wir aber, wo immer möglich, auf die Standards. Das gilt auch für unsere Eigenentwicklungen: Letztlich fußt alles auf LEP.“

Standardisierung auch bei der Einführung auf den Stationen

Sind die Grundlagen geklärt, erfolgt die Umsetzung. Auch hier hat das Projektteam ein eigenes Verfahren entwickelt, wie IT-Leiter Jürgen Spanier erläutert: „Wir beginnen mit einer etwa zweistündigen Schulung für jeden Mitarbeiter. Außerdem bilden wir Keyuser aus und sind in den zwei Wochen nach der Liveschaltung auf der Station präsent, um die Anwender zu betreuen und direkt unterstützen zu können, wenn es irgendwo Probleme gibt. Zugegeben: Das ist aufwendig, lohnt sich aber sowohl für uns als auch die Anwender. Wir bekommen in der Folgezeit weniger Rückfragen und die Anwender profitieren davon, dass wir auf diese Weise direkt auf die reine Anwendung der IT-Lösung umstellen können. Es gibt Häuser, in denen eine Zeitlang Papier und IT parallel laufen. Das ist eine enorme Belastung für das Personal, die wir unseren Anwendern nicht zumuten wollen. Deswegen stellen wir mit einem Big Bang um und betreuen die Nutzer einige Zeit direkt vor Ort. Das hat sich bewährt, spart Arbeitskraft und Nerven.“

Mit guter Betreuung alleine ist es allerdings nicht getan. Bevor die Umstellung erfolgt, werden auch die aktuellen Daten aus den Papierakten in die IT eingepflegt, damit der Übergang wirklich komplett vollzogen werden kann. Jürgen Spanier bekräftigt noch einmal: „Kein Papier mehr, nur noch IT. Das klappt mit etwas Vorbereitung sehr gut und gibt den Anwendern auch Vertrauen in das neue Verfahren. Dazu gehört auch, sich Gedanken zu machen, was alles in einem Schwung umgestellt werden muss. Wir führen z.B. nicht nur das Pflegeprozessmanagement ein, sondern gleichzeitig auch die Medikation und Dokumentation, weil alles miteinander zusammenhängt. Es macht keinen Sinn, zu kleinteilig zu arbeiten, weil sonst den Anwendern der Nutzen der IT nicht klar wird.“

Konsequente Digitalisierung erleichtert die Arbeit des Personals

Insgesamt dauerte es auf diese Weise rund 1 ¼ Jahre, um nahezu das gesamte Krankenhaus auf IT-Lösungen umzustellen. „Es fehlen nur noch die Pädiatrie und die Palliativstation, die beide besondere Anforderungen haben und deswegen nicht ganz in den Standard hineinpassen“, erklärt Lisa Süphke. Papier findet sich nur noch in sehr wenigen Bereichen, erklärt sie: „Zum Beispiel, wenn etwas unterschrieben werden muss, wie Aufklärungsbögen. Oder wenn wir mit speziellen Formaten zu tun haben, wie z.B. Elektrokardiogramme oder bestimmte Bildgebungsverfahren.“ Doch trotz dieser Ausnahmen hat die Digitalisierung die Qualität der Arbeit – auch in der Pflege – weiter vorangetrieben und vieles vereinfacht, weiß Christof Thielecke: „Neben den klassischen Vorteilen einer IT-gestützten Dokumentation, wie bessere Lesbarkeit und Verfügbarkeit, profitiert unser Pflegepersonal auch von einer besseren Übersichtlichkeit und davon, dass beispielsweise Scores oder Indizes automatisch berechnet werden. Außerdem setzen wir Workflows mit Hilfe der Arbeitsablaufsteuerung von medico um, was die Koordination auf den Stationen erleichtert. Das wissen auch die Anwender zu schätzen. Zwar gab es in den ersten Wochen zunächst auch Kritik, diese wandelte sich aber schnell in positives Feedback. Menschen tun sich schwer mit Veränderungen. Aber sie sehen auch die Vorteile.“

Einer davon ist die automatische Berechnung von Pflegekomplexmaßnahmen-Scores aus der Pflegedokumentation – eine sonst sehr zeitraubende Arbeit, die aber für das Krankenhaus erlösrelevant ist. Christof Thielecke fasst zusammen: „Ich denke, der springende Punkt ist, dass unser Pflegepersonal merkt, dass mehr Zeit für die eigentliche Pflege da ist. Die Arbeitsverdichtung ist so hoch, dass eine wirklich individuelle Pflege – insbesondere, wenn sie noch papierbasiert geplant und dokumentiert werden muss – schlicht nicht möglich ist. Indem wir die Pflege mit IT unterstützen und Standards nutzen, die an unsere Anforderungen angepasst sind, ermöglichen wir es unserem Pflegepersonal dennoch, auf die Bedürfnisse ihrer Patienten sehr weit einzugehen. Trotz der Arbeitsverdichtung. Vor allem aber kann sich die Pflege um Sonderfälle intensiver kümmern, als es in der Papierwelt möglich wäre. Das entlastet das Personal und steigert die Qualität. Und wenn mir eine Kollegin sagt, dass sie froh ist, dass sie in 20 Minuten ein Pflegeassessment und die Pflegeplanung erstellen kann, zeigt das ganz deutlich die Vorteile eines IT-gestützten, standardisierten Pflegeprozessmanagements.“

Die unermüdliche Arbeit des Teams um Lisa Süphke hat sich also rentiert: Während IT-Leiter Jürgen Spanier sich über eine weitgehend standardisierte und damit einfach zu handhabende IT-Landschaft freut, ist das Hauptanliegen von Christof Thielecke – eine möglichst individuelle und qualitativ hochwertige Pflege – ebenfalls umgesetzt. Letztlich profitieren aber die rund 26.000 voll- und teilstationären, wie auch die über 55.000 ambulanten Patienten der FEK - Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH von einer Versorgung auf höchstem Niveau.