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von Norbert Neumann
veröffentlicht am 10.10.2018

Warum digitale Langzeitarchivierung mehr ist als nur das Anbinden eines elektronischen Archivs

Das Klinikum Lippe, mit 1.198 Planbetten an drei Standorten eines der größten kommunalen Krankenhäuser Deutschlands, setzte in den letzten Jahren ein Projekt zur Digitalisierung und Langzeitarchivierung der Dokumentation um. Ein zentraler Punkt dabei war die forensische Güte des digitalen Archivs, die der eines konventionellen Papierarchivs gleichwertig sein sollte. Um gleichzeitig auch schlanke und transparente Dokumentationsprozesse zu erhalten, erfolgte vor der Umsetzung eine detaillierte Analyse. Die neue elektronische Dokumentation geht im Laufe des Jahres 2018 in den Produktivbetrieb. Die Mitarbeiter profitieren dann von transparenten Abläufen, einer einfachen Kommunikation und ständigem Zugriff auf valide Informationen.

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Mit seinen 1.198 Planbetten an drei Standorten gehört das Klinikum Lippe zu den größten kommunalen Krankenhäusern Deutschlands. Rund 50.000 stationäre und weit mehr als 100.000 ambulante Patienten werden hier jedes Jahr versorgt. Es liegt in der Natur der Sache, dass dabei auch Unmengen an medizinischer Dokumentation anfallen, die auf unterschiedlichstem Weg erstellt werden. Die Aufzeichnungen dienen nicht nur der Kommunikation innerhalb des Behandlungsteams, sondern auch als Nachweis im Fall juristischer Streitigkeiten. Für die Geschäftsführung in Lippe war unter anderem das ein Grund dafür, ein größeres Projekt aufzusetzen, um die Abläufe und die Langzeitspeicherung der Dokumentation besser zu strukturieren und transparenter zu machen.

Versionskonflikte können zu Rechtsunsicherheit im Schadenfall führen

Verantwortlich dafür zeichnet IT-Leiter Detlef Bredenkamp, der die genauen Hintergründe kurz umreißt: „Wir verfolgen das Ziel einer konsequenten Digitalisierung unserer medizinischen Dokumentation schon seit einigen Jahren. Dazu gehört natürlich auch eine Langzeitspeicherung in einem elektronischen Archiv – in unserem Fall Soarian Health Archive® von Cerner. Die grundsätzliche Anforderung dabei ist für uns, dass, bei schlankeren Archivierungsprozessen, das digitale Archiv hinsichtlich seiner forensischen Güte dem bisherigen Papierarchiv mindestens annähernd gleichwertig ist: Nach Durchlaufen eines digitalen Signatur- bzw. Freigabeprozesses im KIS und den angeschlossenen Subsystemen werden die Dokumente über Schnittstellen direkt in das forensische Archivsystem überführt. Vorläufig wird diesbezüglich als einzige Einschränkung noch akzeptiert, dass bislang keine qualifizierte digitale Signatur mittels Signaturkarte zum Einsatz kommen kann, sondern die digitale Unterschrift überwiegend durch eine einfache bzw. fortgeschrittene Signatur erfolgt. Ein Scannen von Dokumenten soll nur in Ausnahmefällen notwendig sein, beispielsweise bei vom Patienten mitgebrachten Befunden. Um diesen Prozess forensisch stichhaltig zu gestalten, ist es nicht damit getan, einfach nur ein elektronisches Archiv an Ihr KIS anzubinden und die Dokumentation dort abzulegen, sondern Sie müssen vorher dafür sorgen, dass die Entstehung dieser Dokumentation auch rechtssicher nachvollziehbar ist. Sonst kann es Ihnen im Streitfall passieren, dass Ihr Haftpflichtversicherer nicht leistet, weil der Behandlungsverlauf nicht sicher nachvollziehbar ist.“

Eine Herausforderung stellen dabei vor allem Dokumente dar, die von mehreren Personen abgezeichnet werden müssen, zum Beispiel Arztbriefe. Hier kommt es im Verlauf der Bearbeitung immer wieder zu Korrekturen. Im ungünstigsten Fall ist nicht mehr nachvollziehbar, wer welche Änderung vorgenommen bzw. zur Kenntnis genommen hat. Detlef Bredenkamp erläutert das näher: „In der Papierwelt können Sie auf jeder Version des Briefes sehen, wer sie zur Kenntnis genommen und gebilligt hat. Wenn z. B. der Chefarzt eine Korrektur vornimmt und entscheidet, dass er seinen Ober- und Assistenzärzten diese nicht zur Kenntnis gibt, ist nur seine Unterschrift auf dem Brief. Dadurch ist klar, dass die beiden ihm untergeordneten Ärzte diese Version nicht gesehen haben und damit den Inhalt in dieser Form nicht kennen.“

Detlef Bredenkamp
IT-Leiter Klinikum Lippe

Was in der Papierwelt zwar etwas kompliziert klingt, aber doch nachvollziehbar ist, bekommt bei der Umsetzung in der IT eine zusätzliche, neue Dimension: „In einem rein digitalen Workflow gibt es keine physikalisch unterschriebenen Versionen. Im KIS und seinen Subsystemen wird zwar in der Regel geloggt, wer wann welche Version bearbeitet hat, dies allerdings in Signaturprozessen mit mehreren Personen immer nachzuvollziehen, ist komplex. Ob dann die Version des Dokuments, die im Archiv abgelegt ist, auch die Version ist, die verschickt wurde, ist die nächste Frage.“

Die Herausforderung: die Entwicklung schlanker und komfortabler Prozesse

Tatsächlich waren es die Vorarbeiten, die den größten Teil der Zeit in Anspruch nahmen. In einem ersten Schritt erfolgte eine Abstimmung mit dem Haftpflichtversicherer des Klinikums. „In dieser Phase ging es darum, gemeinsam generische Dokumentationsprozesse zu erarbeiten, die seitens der Versicherung als so sicher akzeptiert wurden, dass wir die Zusicherung bekamen, dass derart erstellte Dokumente im Streitfall von der Versicherung als beweissicher anerkannt würden“, erläutert IT-Leiter Bredenkamp.

Dieser Prozess war 2013 abgeschlossen und die nächste Phase des Projekts startete: „Auf Basis dieser sehr allgemein gehaltenen Abläufe mussten wir dann sämtliche Dokumentationsprozesse in unseren Kliniken analysieren, vereinheitlichen und implementieren. Gleichzeitig wurden die elektronischen Dokumente vereinheitlicht. Dabei mussten natürlich auch die Besonderheiten in einzelnen Abteilungen berücksichtigt werden: Eine Herzchirurgie hat andere Anforderungen an eine Dokumentation als zum Beispiel eine Innere Abteilung für Gastroenterologie.“ Außerdem sollten die Arbeitsabläufe möglichst schlank und komfortabel für die Anwender in der IT abgebildet werden. Das erforderte umfangreiche Projektentwicklungen und ein tiefes Eintauchen in die Anforderungen: „Wir haben in unserem KIS i.s.h.med® verschiedene Sichttypen entwickelt. Damit können Arztbriefe von Ober- und Chefärzten mithilfe einer Stapelsignaturfunktion durchgearbeitet werden. Diese Funktion zeigt eine Vorschau des jeweils abzuzeichnenden Dokuments und ermöglicht über eine Verzweigung, gleichzeitig Informationen in der jeweiligen elektronischen Patientenakte (ePA) einzusehen, um Inhalte des Dokuments nochmals überprüfen und ggf. korrigieren zu können. Damit das auch im Arbeitsalltag reibungslos funktioniert, muss natürlich sichergestellt sein, dass die notwendigen Informationen auch in der ePA abgespeichert wurden. Deswegen müssen Sie also auch den Dokumentationsprozess überprüfen und so gestalten, dass alle wichtigen Daten zeitnah in der ePA dokumentiert werden. Die Vorbereitung eines solchen Projekts geht also weit über die reinen Signatur- und Archivierungsprozesse hinaus. Viele Anwender wissen das nicht und wundern sich darum, warum es so lange dauert, bis die elektronische Dokumentation ausgerollt ist.“

Der Probelauf in der Verwaltung

Nachdem die Analyse und Überarbeitung der Dokumente und Dokumentationsprozesse 2014 begonnen hatte, wurde 2016 zunächst die digitale Administrativakte eingeführt. Um im Fall von Problemen eine Rück- fallebene zu haben, erfolgte die Dokumentation in der Verwaltung drei Monate lang sowohl in digitaler Form als auch auf Papier. Damit konnten letzte Fehler behoben und die Abläufe auf Praxistauglichkeit getestet werden. Außerdem wurden wertvolle Erfahrungen gesammelt. „Die Abläufe in der Administration, also Abrechnung, Rechnungsstellung, Bearbeitung von MDK- Anfragen und dergleichen sind im Gegensatz zu einem medizinischen Behandlungsprozess vergleichsweise einfach nachzuvollziehen“, erläutert Detlef Bredenkamp dieses Vorgehen. „Indem wir diesen Bereich zuerst umsetzten, konnten wir noch einige Feinheiten korrigieren und bewegten uns in einem Feld, in dem es nicht direkt um die Versorgung von Patienten ging.“

Der Lohn der Mühe: eine durchgehende, revisionssichere elektronische Dokumentation

Dank der ausführlichen Vorarbeiten war die im nächsten Schritt durchgeführte Umstellung der medizinischen Dokumentation ebenso erfolgreich. Ende 2017 wurde auch hier ein Parallelbetrieb von digitaler und papier- basierter Dokumentation aufgenommen, um einen reibungslosen und sicheren Übergang zu gewährleisten. „Für uns, vor allem aber unsere Anwender, geht damit ein sehr anspruchsvolles Projekt dem Ende zu. Die Umstellung papiergebundener Prozesse auf eine digitale Basis ist alles andere als trivial und benötigt eine akribische Vorbereitung. Denn um die Vorteile digitaler Anwendungen voll umsetzen zu können, muss man verstehen, dass die Voraussetzungen andere sind, als die der über viele Jahrzehnte gewachsenen Organisations- und Prozessstrukturen in der Papierwelt. Die eigentliche Umsetzung ist nach entsprechenden Vorarbeiten dann der kleinste Teil.“

Am Ende profitieren aber sowohl die Krankenhausorganisation als auch die Anwender von den vielen Vorteilen einer flächendeckenden Digitalisierung: Transparentere Abläufe, einfachere Kommunikation, ständiger Zugriff auf Informationen und auch mehr Sicherheit – nicht nur im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

In Lippe wird die elektronische medizinische Dokumentation im Laufe des Jahres 2018 produktiv gehen und ausgerollt werden. „Und dann“, so Detlef Bredenkamp sichtlich zufrieden, „wird für unsere Anwender vieles rund um die Dokumentation schneller und einfacher werden.“ Und das Klinikum Lippe wird sicher sein können, dass auch im Langzeitarchiv alles seine Ordnung hat.


Fotos: © Klinikum Lippe, fotolia