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Departamento de Servicios de Salud Conductual y del Desarrollo de Virginia

El Departamento de Servicios de Salud Conductual y del Desarrollo de Virginia implementa una historia clínica electrónica puntualmente y por debajo del presupuesto, y recibe por ello la distinción del Estado de Virginia

El Departamento de Servicios de Salud Conductual y del Desarrollo de Virginia (DBHDS, por sus siglas en inglés), que es el sistema público de servicios de salud mental de la Mancomunidad de Virginia, EE. UU., recibió dos premios estatales que celebran el éxito en la transformación de su historia clínica electrónica.

“El trabajo conjunto de Advocate y Cerner en lo relativo a las readmisiones es entre un 15 por ciento y un 20 por ciento mejor que cualquier otra propuesta existente en el sector a día de hoy", afirmó el doctor Rishi Sikka, Vicepresidente sénior del departamento de transformación clínica.

En septiembre, el DBHDS recibió el Premio de Tecnología del Gobernador de Virginia 2016 por la implementación de su historia clínica electrónica (HCE) integral: OneMind. Recientemente, la historia clínica electrónica OneMind del DBHDS se alzó también con el primer puesto en Excelencia de Proyectos 2016 de la Agencia de Tecnologías de Información de Virginia (VITA, por sus siglas en inglés).

“La gestión del proyecto OneMind fue una colaboración entre Cerner y el DBHDS”, comentó Suzanne Battaglia, Directora de tecnologías de información para la salud del DBHDS. “Juntos pudimos completar con éxito el proyecto de implementación a tiempo y por debajo del presupuesto”.

El DBHDS había implementado inicialmente una historia clínica electrónica en 2013 con el objetivo principal de cumplir con los requisitos de la Fase 1 del Meaningful Use, un programa estadounidense para la mejora de la salud mediante el uso eficiente de la historia clínica electrónica (HCE). Aun cuando se cumplieron los objetivos del programa, la adopción del sistema por parte del personal fue baja.

“Nuestro grado de adopción apenas nos permitió cumplir con las metas que establece el Meanignful Use, pero no fue suficiente como para cambiar la cultura y lograr que los profesionales asistenciales utilizaran el sistema en toda su extensión”, indicó Battaglia.

En 2014, el DBHDS reemprendió su viaje digital para dejar de ser una organización basada en papel y crear una red de colaboración de hospitales por vía electrónica. En esta ocasión lo hicieron con la participación del grupo de Consultoría de Gestión del Cambio de la Organización de Cerner.

El segundo proyecto de implementación, denominado internamente Proyecto de HCE OneMind, incluyó la puesta en producción de una nueva HCE en tres hospitales de salud mental con un conjunto de 22 aplicaciones integradas.

El nuevo sistema permite a los profesionales asistenciales documentar electrónicamente todos los aspectos de los cuidados del paciente, incluyendo el diagnóstico del paciente, planes de tratamiento multidisciplinar, notas de evolución, así como indicaciones de medicación y no medicación del médico.

Quienes participaron en el proyecto contribuyeron sustancialmente al éxito de la segunda implementación. Se introdujeron cambios masivos, tales como la renovación de la plataforma de tecnologías de la información, lo que requirió del compromiso de todas las partes interesadas para asegurar su adopción.

Con el fin de crear una cultura del cambio y aumentar el grado de adopción del sistema, Battaglia involucró al equipo de Gestión del cambio de la organización de Cerner para acometer una evaluación de la situación y desarrollar una estrategia de gobernanza.

“El liderazgo resulta primordial en épocas de transición”, explicó Kelly Pingleton, Directora consultora de Gestión del cambio de la organización de Cerner. “La investigación y nuestra propia experiencia en Cerner demuestran una y otra vez que aquellas organizaciones que se enfocan en la participación, la adopción y el liderazgo de las personas son mucho más exitosas que aquellas que no lo hacen”, agregó.

El primer paso fue trabajar con los ejecutivos para definir los objetivos de la organización. A continuación, el equipo de Kelly Pingleton recabó el feedback de los usuarios para definir las necesidades de estos en relación con el sistema. También se les otorgó a los usuarios una participación significativa en el proyecto de gestión del cambio y se identificaron líderes responsables en cada uno de los hospitales.

“Creamos listas QQC”, mencionó Battaglia. “Qué vamos a hacer, quién lo va a hacer y cuándo se va a hacer. Posteriormente, trabajamos codo a codo, durante meses, a la vez que escuchábamos sus necesidades. Este proceso generó confianza en que íbamos a cumplir con nuestra palabra”.

Las encuestas de satisfacción de usuarios demuestran que un 84 por ciento de los usuarios manifestaron una satisfacción general con el nuevo sistema.