Die AMEOS Gruppe profitiert von einem Projekt zur Beschaffungsoptimierung
Von Andrea Harms | Senior Consultant | Cerner Deutschland

Die Vereinheitlichung von IT, Prozessen und Stammdaten kann zu einer erhöhten Transparenz und Effizienz von Arbeitsabläufen führen. Das gilt nicht nur für den klinischen Bereich, sondern auch für begleitende Arbeitsbereiche wie zum Beispiel die Logistik. Zusammen mit dem SAP preferred Partner Cerner schloss die AMEOS Gruppe 2017 ein Projekt zur Beschaffungsoptimierung mit großem Erfolg ab.

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Im Oktober 2017 schloss die AMEOS Gruppe ein mithilfe des SAP® preferred Partners Cerner konzipiertes und durchgeführtes Projekt zur Beschaffungsoptimierung ab, das unter Berücksichtigung aller Unternehmensbereiche die Prozesse und Strukturen in der Beschaffung analysierte und standardisierte. Dabei ging es keinesfalls um eine bloße Bestelloptimierung. Vielmehr wurde der gesamte Beschaffungsvorgang von der Bedarfsanforderung bis zum Rechnungseingang unter Berücksichtigung der zugehörigen Stammdaten betrachtet.

Status vor der Beschaffungsoptimierung

Seit der Gründung 2002 war die AMEOS Gruppe durch den Erwerb bzw. durch die Beteiligung an bestehenden Einrichtungen im Gesundheitsbereich stetig gewachsen. Bei der Zusammenführung der Unternehmen wurde dabei zunächst der Schwerpunkt auf die Konsolidierung des externen und internen Rechnungswesens gesetzt, während das Bestellwesen häufig unverändert blieb.

Dies führte zu einer vielfältigen IT-Systemlandschaft in Kombination mit unterschiedlichsten Prozessen und Schnittstellen zum Rechnungswesen. Im Jahr 2006 wurde deshalb ein Logistikkonzept erstellt und ab diesem Zeitpunkt bereits mehrere Häuser in das SAP-System des Rechnungswesens überführt.

Phasen und Struktur des Projektes zur Beschaffungsoptimierung

Ab dem Jahr 2013 wurde das Logistikkonzept im Rahmen des Projektes Beschaffungsoptimierung überarbeitet und um die Prozesse des Anforderungsmanagements ergänzt. Damit waren alle Prozesse der Beschaffung konzeptionell berücksichtigt. Die Umsetzung erfolgte 2014 mithilfe der SAP-Experten von Cerner zunächst in zwei Pilothäusern. Ab dem Jahr 2015 wurde die implementierte Lösung dann in drei – teilweise parallelisierten – Phasen in weitere Regionen ausgerollt. Dies erforderte eine klare Definition der Projektstruktur und der Kommunikationswege. Eine Formalisierung der zu erwartenden Projektgeschehnisse, wie z. B. Änderungsanträge bezüglich der Konzeption oder Eskalationen, waren Voraussetzung für eine stringente Durchführung des Roll-outs im vorgegebenen Zeitrahmen und Budget.

Die Zielsetzung jedes Rollouts war schwerpunktmäßig die Vereinheitlichung der Prozesse der Materialwirtschaft und der zugehörigen Stammdaten in der gesamten AMEOS Gruppe. Um die Akzeptanz des Logistikkonzeptes in den Regionen zu erhöhen, wurde dies in mehrtätigen Workshops vorgestellt und Prozesse und Stammdaten mit den regionalen Gegebenheiten abgeglichen. Änderungen an der Konzeption aufgrund regionaler Anforderungen durchliefen ein Genehmigungsverfahren und wurden nur unter Berücksichtigung der Interessen der gesamten AMEOS Gruppe umgesetzt.

Die breite Erfahrung der Fachleute von Cerner mit ERP-Lösungen von SAP im klinischen Umfeld und aus anderen Großprojekten war ein wesentlicher Aspekt, der trotz der hohen Komplexität dieses Projekts einen reibungslosen Ablauf in ‚time and budget‘ ermöglichte. Dies war umso relevanter, als im gleichen Zeitraum eine Anzahl von AMEOS Einrichtungen im Rahmen eines Pilotprojekts zur Konsolidierung der KIS-Landschaft einheitlich auf das tief in die SAP-Welt integrierte KIS i.s.h.med^® von Cerner umgestellt wurden.

Zielsetzungen der Beschaffungsoptimierung

Die Vereinheitlichung der Prozesse und der zugehörigen Stammdaten haben bereits zu einer erhöhten Transparenz und Effizienz geführt. Die Auswirkungen sind so vielfältig, dass die folgende Aufstellung nur einige Beispiele enthalten kann:

• Durch den Einsatz des integrierten Anforderungsmanagements
  • ist es bereits bei Meldung eines Bedarfs möglich, eine Budgetprüfung durchzuführen und eine entsprechende Mittelreservierung vorzunehmen,
  • werden unterschiedliche Freigabeprozesse, z. B. für Arzneimittel oder Investitionen, initiiert,
  • kann der Anforderer jederzeit den Status seiner Bedarfsmeldung nachverfolgen und zeitintensive Nachfragen werden vermieden,
  • können gescannte Barcodes von Stationslagern direkt in den Beschaffungsprozess übernommen werden, wodurch Fehlanforderungen minimiert werden.

• Durch die Vereinheitlichung der Materialstammdaten und der Prozesse
  • erfolgt die Stammdatenpflege (Artikel und Preise)
    zentral und nicht mehr für jede AMEOS Einrichtung dezentral, was zu einer erheblichen Reduzierung des Pflegeaufwandes führt,
  • wurde das Stammdatenvolumen durch Betrachtung von über 60.000 Artikeldaten um über 70 Prozent reduziert,
  • können Auswertungen konsolidiert erfolgen bzw. sind vergleichbar,
  • können Lagerbereiche zentralisiert und Bestände reduziert werden,
  • können Tätigkeiten im Beschaffungsprozess zentralisiert werden und dies ermöglicht einen flexibleren – auch überregionalen – Einsatz der Mitarbeiter.

Darüber hinaus wurde mit dem Projekt Beschaffungsoptimierung die Grundlage für weitere vereinfachte Roll-outs des AMEOS Logistikkonzeptes in weitere Einrichtungen geschaffen. Aktuell befinden sich drei derartige Projekte in Planung. Man darf also gespannt sein.

Fotos: © AMEOS